Menindaklanjuti Surat Edaran Rektor Nomor 3 Tahun 2026 tentang Penyesuaian Sistem Kerja Kedinasan Pada Bulan Suci Ramadhan 1447 Hijriah serta dalam rangka Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Suci Nyepi (Tahun Baru Saka 1948) dan Hari Raya Idul Fitri 1447 Hijriah di Lingkungan Universitas Diponegoro (Undip), maka bersama ini kami sampaikan beberapa hal sebagai berikut:
Pimpinan unit kerja di lingkungan Undip dapat menerapkan Flexible Working Arrangement (FWA) dengan mekanisme Work From Anywhere (WFA) bagi Pegawai Tetap Undip (PTU) dan Pegawai Tidak Tetap Undip (PTTU) pada:
2 (dua) hari kerja sebelum Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Suci Nyepi (Tahun Baru Saka 1948), yaitu hari Senin dan Selasa, tanggal 16 dan 17 Maret 2026; dan
3 (tiga) hari kerja setelah Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Raya Idul Fitri 1447 Hijriah, yaitu hari Rabu, Kamis, dan Jumat tanggal 25, 26, dan 27 Maret 2026.
Pimpinan unit kerja wajib memperhatikan ketentuan-ketentuan dalam penerapan WFA sebagai berikut:
WFA diprioritaskan bagi pegawai dengan Jabatan Dosen dan Jabatan Tendik bersifat administratif yang dapat melaksanakan tugas secara daring/digital, tanpa harus hadir secara fisik di kantor.
Kelompok jabatan yang tidak memungkinkan untuk melakukan WFA dan tetap bertugas dengan hadir secara fisik di kantor meliputi: Teknisi Jaringan Instalasi, Teknisi Komputer, Teknisi Laboratorium, Teknisi Sarana dan Prasarana, Petugas Keamanan, Petugas Parkir, Operator Mesin, Pengemudi, Pramu Bakti, Asisten Apoteker (Fakultas Kedokteran), Dokter (Fakultas Kedokteran); dan Perawat (Fakultas Kedokteran).
Bagi Petugas Keamanan dan Pramu Bakti yang sedang menjalani proses “magang” ke jabatan Pengadministrasi dapat diajukan WFA dengan tetap memperhatikan tugas kinerja harian.
Kelompok jabatan non WFA tetap dapat mengajukan cuti apabila dibutuhkan.
3. Kualitas Pelayanan
Pelaksanaan WFA tidak boleh mengganggu kelancaran dan kualitas pelayanan bagi seluruh civitas akademika dan stakeholder yang berhubungan dengan unit kerja masing-masing.
4. Target Kinerja Harian
Setiap pegawai yang melaksanakan WFA wajib memenuhi target kinerja harian yang diberikan oleh atasan langsung dan dapat dihubungi setiap saat selama jam kerja.
Bukti target harian pegawai WFA diserahkan pada masing-masing atasan langsung.
Atasan langsung bertanggung jawab melakukan pemantauan dan pengawasan terhadap keberadaan serta kinerja pegawai selama pelaksanaan WFA.
5. Presensi
Setiap pegawai yang melaksanakan WFA wajib melakukan presensi melalui aplikasi Gentayu Pegawai - Alina sesuai dengan ketentuan jam kerja yang berlaku.
Aplikasi Gentayu Pegawai - Alina bagi pegawai WFA dapat diakses di semua tempat dengan akses internet.
Narahubung dari Direktorat Sumber Daya Manusia (DSDM) untuk data ST WFA di SIKASMI dan Gentayu Pegawai - Alina:
Dalam rangka menjamin keberlangsungan penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik yang efektif, efisien, dan adaptif selama bulan suci Ramadhan 1447 Hijriah serta periode Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Suci Nyepi dan Hari Raya Idul Fitri 1447 Hijriah, Universitas Diponegoro menetapkan penyesuaian sistem kerja kedinasan melalui Surat Edaran Nomor 3 Tahun 2026.
Penyesuaian sistem kerja dilaksanakan dengan menerapkan Flexible Working Arrangement (FWA) atau mekanisme kerja fleksibel yang bertujuan meningkatkan kinerja organisasi, kinerja individu, serta kualitas hidup pegawai dengan tetap mengoptimalkan pemanfaatan sistem pemerintahan berbasis elektronik.
Selama bulan Ramadhan 1447 H, jam kerja pegawai ditetapkan sebanyak 32 jam 30 menit per minggu, dengan ketentuan sebagai berikut:
Khusus bagi pegawai Rumah Sakit Nasional Diponegoro (RSND), pengaturan jam kerja ditetapkan oleh Direktur Utama RSND sesuai kebutuhan layanan.
Selain itu, mekanisme FWA juga diterapkan pada:
16–17 Maret 2026, yaitu dua hari kerja sebelum Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Suci Nyepi; dan
25–27 Maret 2026, yaitu tiga hari kerja setelah Libur Nasional dan Cuti Bersama Hari Raya Idul Fitri 1447 H.
Unit kerja yang memberikan layanan langsung kepada masyarakat, seperti tenaga keamanan, kebersihan, Unit Layanan Terpadu (ULT), teknisi, dan RSND, tetap melaksanakan tugas dari kantor dengan pengaturan jadwal secara bergilir guna memastikan keberlangsungan pelayanan.
Seluruh pegawai tetap diwajibkan untuk melaksanakan presensi secara tertib melalui aplikasi yang ditetapkan, menjalankan tugas secara profesional, serta mengoptimalkan penggunaan sistem administrasi berbasis elektronik seperti SRIKANDI. Pelaksanaan FWA tidak mengurangi hak pegawai, termasuk hak atas uang makan sesuai ketentuan yang berlaku.
Pimpinan unit kerja bertanggung jawab melakukan pemantauan dan evaluasi pelaksanaan sistem kerja ini guna memastikan kedisiplinan dan kinerja pegawai tetap terjaga dengan baik.
Surat edaran ini berlaku sebagai pedoman pelaksanaan sistem kerja kedinasan di lingkungan Universitas Diponegoro selama bulan Ramadhan 1447 Hijriah dan periode libur nasional terkait. (Media DSDM)
Direktorat Sumber Daya Manusia Universitas Diponegoro telah melakukan pengembangan dan penambahan modul serta fitur baru pada Sistem Informasi Kepegawaian Sistematis dan Integratif Universitas Diponegoro (SIKASMI). Upaya ini dilakukan dalam rangka peningkatan kualitas layanan dan optimalisasi integrasi sistem informasi kepegawaian. Berkenaan dengan hal tersebut, kami sampaikan beberapa pembaruan sebagai berikut:
Fitur Pembatalan Cuti (Penuh/Parsial)
telah tersedia fitur Pembatalan Cuti pada kolom aksi di menu Cuti - Pengajuan Cuti;
fitur dapat digunakan untuk jenis cuti tahunan, cuti sakit, cuti alasan penting dan cuti besar;
fitur dapat digunakan secara mandiri oleh masing-masing pegawai, baik pembatalan cuti secara penuh maupun parsial (tanggal tertentu) sebelum cuti berlangsung dan/pada bulan berjalan;
fitur dapat digunakan walaupun cuti telah disetujui oleh atasan langsung dan pejabat penanggung jawab;
proses pembatalan cuti tidak memerlukan persetujuan atasan langsung, namun atasan langsung dapat memantau perubahan data dari akun masing-masing;
pegawai wajib menyertakan surat permohonan dari pimpinan unit kerja apabila ingin melakukan pembatalan cuti lintas bulan karena kondisi tertentu (maksimal H-2 bulan dan tidak lintas semester);
Modul Pangkat: Tenaga Kependidikan (Tendik) Non Fungsional
proses pengajuan kenaikan pangkat tendik non fungsional (PNS dan PTU Non ASN) tidak lagi memerlukan surat pengantar dari unit pengusul;
Direktorat Sumber Daya Manusia secara periodik akan menerbitkan surat daftar pegawai yang memenuhi syarat kenaikan pangkat (eligible);
setiap tendik dan operator unit kerja dapat memantau daftar pegawai eligible serta status pengajuan pangkat melalui akun SIKASMI masing-masing;
tendik yang masuk dalam daftar eligible naik pangkat di setiap periode, wajib melengkapi dan mengunggah dokumen persyaratan kenaikan pangkat melalui laman EDUK masing-masing maksimal 3 (tiga) bulan sebelum kenaikan pangkat;
apabila ada tendik yang memperoleh hukuman disiplin sehingga dapat mempengaruhi atau menunda proses pengajuan kenaikan pangkat, maka dokumen pendukung penjatuhan hukuman disiplin yang bersangkutan wajib diunggah melalui EDUK oleh operator unit kerja;
seluruh proses administrasi dan verifikasi kenaikan pangkat sepenuhnya dilakukan oleh Direktorat Sumber Daya Manusia.
Integrasi Data Kedinasan SPD Digital - EDUK - SIKASMI
proses input data kedinasan yang semula harus dilakukan melalui dua tahap yakni input data di EDUK agar terbaca di SIKASMI dan input data di SPD Digital, kini telah disederhanakan menjadi satu tahap;
pengisian data kedinasan cukup dilakukan melalui SPD Digital;
data kedinasan akan ter-input secara otomatis ke dalam sistem EDUK dan terbaca pada data SIKASMI setelah pegawai melakukan proses check-in di SPD Digital;
surat tugas yang dapat di input langsung di SIKASMI saat ini hanya non perjalanan dinas (lembur).
Dengan adanya penambahan modul dan fitur tersebut, diharapkan seluruh pegawai dan operator unit kerja dapat memanfaatkan SIKASMI secara optimal guna mendukung layanan kepegawaian yang lebih efektif, efisien, dan transparan.
Menindaklanjuti surat nomor 44/UN7.A3/UP/I/2026 tanggal 8 Januari 2026 perihal Evaluasi Kinerja Pegawai Tahun 2025 dan Penyusunan Sasaran Kinerja Pegawai Tahun 2026, bersama ini disampaikan informasi bahwa terdapat penyesuaian jadwal pelaksanaan kegiatan dimaksud.
Penyesuaian jadwal tersebut dilakukan dengan pertimbangan tertentu, sehingga batas waktu pelaksanaan yang semula telah ditetapkan mengalami perubahan menjadi sebagai berikut:
Penyesuaian Jadwal Kegiatan
No
Periode Kegiatan
Semula
Menjadi
1
Periode evaluasi kinerja pegawai tahun 2025
30 Januari 2026
20 Februari 2026
2
Periode penyusunan rencana SKP tahun 2026
30 Januari 2026
20 Februari 2026
Berdasarkan perubahan tersebut, batas akhir pelaksanaan evaluasi kinerja pegawai tahun 2025 serta penyusunan rencana SKP tahun 2026 diperpanjang hingga 20 Februari 2026.
Sehubungan dengan hal tersebut, seluruh unit kerja dan pegawai di lingkungan Universitas Diponegoro diharapkan dapat memanfaatkan perpanjangan waktu ini dengan sebaik-baiknya untuk menyelesaikan proses evaluasi maupun penyusunan SKP secara optimal dan tepat waktu.
Demikian informasi perpanjangan periode evaluasi kinerja pegawai tahun 2025 dan penyusunan rencana SKP tahun 2026 ini disampaikan untuk dapat ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.
Atas perhatian dan kerja sama yang baik, disampaikan terima kasih.
Menginstruksikan kepada seluruh pegawai Universitas Diponegoro untuk segera menyusun dua dokumen, yaitu Evaluasi Kinerja Tahun 2025 dan Rencana Sasaran Kinerja Pegawai (SKP) Tahun 2026. Perlu diketahui bahwa capaian kinerja organisasi dalam evaluasi ini mencerminkan capaian kinerja Universitas Diponegoro secara kolektif, bukan merupakan capaian masing-masing unit kerja.
Kabar bangganya, capaian kinerja Universitas Diponegoro tahun 2025 ditetapkan sebagai “Istimewa” karena nilai Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) yang diraih adalah AA (“Memuaskan”).
Seluruh pegawai diharapkan segera melakukan langkah-langkah sebagai berikut:
Evaluasi Kinerja Tahun 2025: Pejabat penilai kinerja melakukan evaluasi terhadap hasil kerja dan perilaku kerja pegawai.
Penyusunan SKP Tahun 2026: Dilakukan secara berjenjang melalui dialog kinerja untuk penetapan ekspektasi dan penyusunan matriks pembagian peran dan hasil.
Rencana SKP wajib menggunakan kalimat yang menggambarkan hasil, bukan sekadar aktivitas.
⚠️ DEADLINE PENTINGSeluruh dokumen evaluasi kinerja 2025 dan rencana SKP 2026 wajib diunggah di aplikasi e-duk oleh operator masing-masing unit kerja paling lambat pada tanggal 30 Januari 2026.
Khusus bagi PNS Tenaga Kependidikan yang akan menjalani Kenaikan Pangkat (KP), diwajibkan menyusun SKP dalam dua versi:
SKP yang ditandatangani oleh atasan langsung.
SKP yang ditandatangani oleh Wakil Dekan II (bagi yang bekerja di Fakultas/Sekolah) atau Wakil Rektor III (bagi yang bekerja di Kantor Pusat dan RSND).
Bagi PNS di Kantor Pusat dan RSND, draf SKP untuk Wakil Rektor III wajib disampaikan kepada Direktorat Sumber Daya Manusia dengan melampirkan SKP yang telah ditandatangani oleh atasan langsung untuk diproses lebih lanjut.
Berdasarkan Surat Edaran Bersama Menteri Keuangan dan Kepala BAKN Nomor SE.I.38/DJA/1.0/7/80 dan Nomor 19/SE/1980, dalam rangka tertib administrasi kepegawaian dan keuangan terkait data keluarga dan pemberian tunjangannya, bersama ini kami sampaikan:
Seluruh Pegawai Tetap Undip (PTU) Dosen dan Tenaga Kependidikan baik PNS maupun PTU Non ASN wajib menyampaikan data keluarga melalui formulir KP4;
Bagi PTU yang menanggung Istri/Suami yang sama-sama sebagai PTU tetap menyampaikan data masing-masing melalui tautan https://bit.ly/KP4Undip atau kode QR di bawah ini;
Batas usia pemberian tunjangan bagi anak yaitu:
berusia 21 tahun, dan belum pernah kawin, atau tidak mempunyai penghasilan sendiri; atau
berusia 25 tahun dengan status pelajar/mahasiswa aktif, dengan melampirkan surat keterangan masih sekolah/kuliah yang masih berlaku melalui tautan https://bit.ly/KP4Undip;
Untuk menghindari kelebihan pembayaran tunjangan yang harus dikembalikan kepada Negara maupun Undip, apabila sewaktu-waktu ada perubahan jumlah jiwa tertanggung dalam KP4 dan akan mempengaruhi anggaran, pegawai wajib segera melaporkan perubahan tersebut ke atasan langsung untuk diproses melalui pelaksana gaji Unit Kerja/Fakultas/Sekolah kepada Direktorat Keuangan, Akuntansi dan Perpajakan;
Perubahan jumlah jiwa tertanggung dalam KP4 sebagaimana dimaksud pada angka 4 antara lain dikarenakan:
Pernikahan PTU;
Kelahiran anak (maksimal 2 anak sebagai tertanggung);
Anak selesai sekolah/kuliah;
Anak mendapatkan penghasilan sendiri/bekerja;
Perceraian PTU;
Istri/Anak meninggal dunia.
Pengisian formulir KP4 dilakukan paling lambat tanggal 31 Desember 2025. Bagi PTU yang tidak mengisi formulir KP4 sampai batas waktu tersebut maka pada tahun 2026 tunjangan keluarga tidak dibayarkan.
Demikian kami sampaikan, untuk dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerjasama Saudara disampaikan terimakasih. (Tim Media DSDM)
